Comment fonctionne une Wedding Planner, quel est son rôle, et dans quel cas s’entourer de ses services pour organiser son mariage sur mesure ?

Le métier de Wedding Planner s’est développé ces dernières années, et pourtant nombre de futurs mariés se demandent encore comment fonctionne une.e Wedding Planner et dans quel cas s’entourer de ses services pour organiser son mariage sur mesure ! 

Dans cet article, nous avons décidé de répondre à vos doutes et à vos questions en tant que futurs mariés, pour que vous puissiez vous projeter et définir si un service de Wedding Planner pourrait vous être utile pour vous soulager dans l’organisation de votre mariage sur mesure.

QUEL EST LE RÔLE D’UN.E WEDDING PLANNER ? 

Bien entendu, un.e Wedding Planner est chargé.e d’organiser les mariages sur mesure de ses clients. Pas très original comme première partie ! 

En réalité, il s’agit d’un pivot, permettant de relier chaque élément de votre réception. 

Avant votre mariage, le rôle de votre Wedding Planner sera avant tout d’étudier vos envies et votre budget afin d’adapter sa proposition de prestataires, et vous proposer les plus adaptés, ceux qui composeront l’équipe de votre mariage. 

À cette étape, son rôle dépendra de votre projet de mariage sur mesure, des prestataires qu’il nécessite…  

Au-delà de la recherche, votre Wedding Planner aura pour rôle de vous accompagner dans la lecture des contrats, et de savoir rebondir sur les sujets nécessaires avec un point de vue transparent et expérimenté. 

Votre Wedding Planner prépare également les supports nécessaires à une bonne communication entre les prestataires, pour préparer la bonne fluidité de votre journée et de votre soirée. 

Le rôle de votre Wedding Planner repose sur sa connaissance sur les différents corps de métiers qui entourent le sien. Il s’agit de connaître les conditions techniques, logistiques et humaines des prestataires qui l’entourent afin de comprendre leurs méthodes, leur fonctionnement, pour pouvoir pallier et venir en aide avec réactivité en cas d’imprévu. 

Le jour J, entre sa bonne préparation , son expérience, et sa connaissance, le rôle de la Wedding Planner sera de veiller au bon déroulement des mises en places et de la journée en veillant aux imprévus en tenant compte des conditions techniques, logistiques, humains, météorologiques… en faisant en sorte que chaque prestation puisse être effectuée dans de bonnes conditions, pour les futurs mariés et les prestataires. 

Votre Wedding Planner peut également avoir un rôle de scénographe, ou pas en fonction de ses spécialités ! 

Elle pourra donc travailler pour vous un projet de décoration de mariage sur mesure, ou bien travailler avec une équipe pour la réaliser. 

COMMENT FONCTIONNE UNE WEDDING PLANNER

Chaque agence de Wedding Planner a ses propres modes de fonctionnement et sa propre philosophie ! C’est normal, et ces différences feront partie intégrante de votre choix final de Wedding Planner ! 

Ainsi, nous vous parlerons ici du fonctionnement de notre Agence de Wedding Planner pour mariage sur mesure My Event’ By Jenny !

• D’un point de vue méthode de travail, les échanges avec votre Wedding Planner sont réguliers par le biais de l’écrit en parallèle des échanges oraux, pour un suivi régulier.

✨ Un premier temps fort : 

Celui de votre recherche de lieu et de traiteur. 

Votre Wedding Planner vous accompagne pour les différentes visites de lieux, après avoir réalisé un premier comparatif en fonction de vos critères de recherches. 

Vient ensuite l’étape de la recherche de votre traiteur, qui dépendra avant tout de votre lieu et de ses conditions et ensuite de vos critères. 

Ici encore, nous réalisons les premiers comparatifs en se basant sur les premières offres, organisons les dégustations en fonction de vos préférences, et affinons ensuite tout le projet. 

Ces deux étapes sont conséquentes pour nos futurs mariés ! 

✨ Le second temps fort : 

Les recherches de prestataires secondaires, DJ, photographes, vidéastes, artistes, animations… 

Nous réalisons toujours un comparatif que nous compléterons avec des visuels du travail du prestataire concerné, pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur la partie financière, le contenu de la prestation et le point de vue stylistique. 

Pour ces parties, nous aimons nous adapter complètement à nos futurs mariés, à leur rythme de vie, leur profil… Vous pouvez décider de rencontrer tous les prestataires avec nous, ou bien de vous fier à l’expérience de votre Wedding Planner.

Notre conseil : certains métiers artistiques ou audiovisuels comme la photographie, nécessitent selon nous, une rencontre avec le prestataire ! Il sera important que le style artistique vous plaise, mais que l’artiste derrière l’appareil vous corresponde également en tant que personne ! 

✨ Les suivis budgétaires et mises à jour de votre rétroplanning: 

Nos futurs mariés nous demandent très régulièrement comment fonctionne votre Wedding planner lors de leur rendez-vous de découverte !

La première ébauche budgétaire a lieu avant l’engagement avec votre agence de Wedding Planner ! Il est important qu’avant de s’engager, nous vérifions ensemble la viabilité de votre projet ! 

Ensuite, nous convenons ensemble du budget global de votre mariage que vous souhaitez investir, en tenant compte des conseils, remarques et suggestions que votre Wedding Planner émettra avec vous lors de ce rendez-vous ! 

Puis nous signons un contrat d’engagement !  

La prochaine mise à jour aura lieu une fois le lieu et le traiteur validé, la suivante à la validation des prestataires secondaires, la troisième une fois le projet décoration posé, et en règle générale la dernière mise à jour lorsque le projet complet est bouclé !

En parallèle, nous mettons à jour le rétroplanning de votre mariage en fonction du rythme des préparatifs, qui s’adapte à différents points de vue : le moment de l’engagement, la période en cours selon le rythme de l’agence, du couple et des prestataires ! 

À l’Agence de Wedding Planner pour mariage sur mesure My Event’ By Jenny, nous réalisons en règle générale une mise à jour du rétroplanning en même temps que le suivi budgétaire ! 

• D’un point de vue financier 

Comment fonctionne votre Wedding Planner une fois que vous êtes engagé ? Qui règle les prestataires ? Selon quel échéancier ? 

Encore une fois, sur ces sujets, chaque agence de Wedding Planner détermine son fonctionnement! Cela peut dépendre du statut juridique, comme d’une préférence de travail. 

Chez My Event’ By Jenny, nous nous chargeons du règlement de chaque prestataire afin de simplifier les démarches au maximum pour nos futurs mariés et d’assurer la planification des différents paiements.

Pour un suivi complet, sécurisant pour nos clients, et afin de leur assurer professionnalisme et transparence, notre suivi budgétaire détient également les informations de chaque versement. 

De cette façon, nous assurons une meilleure réactivité à nos futurs mariés ! 

Au moment même où nos clients nous confirment la validation d’un prestataire, nous pouvons engager les démarches sans attendre, et donc s’assurer que la date est bien réservée pour eux !

Ainsi, les démarches sont optimisées, sécurisées et planifiées, pour le plus grand confort de nos clients, de nos prestataires, et le nôtre également ! 

POURQUOI S’ENTOURER DU SERVICE D’UN.E WEDDING PLANNER? 

Le métier de Wedding Planner représente un métier de temps, de patience et de réseau. 

C’est ce que nous sommes convaincus d’apporter à nos futurs mariés: la sérénité d’un investissement à 100% pour une journée de mariage à la hauteur de leurs attentes et de leurs envies. 

Chez My Event’ By Jenny, nous savons qu’organiser un mariage représente des centaines d’heures de travail, et que cela peut générer énormément de stress et de fatigue pour les futurs mariés, dont la vie professionnelle, familiale et personnelle ne s’arrête pas du tout en parallèle de ces préparatifs ! 

Nous avons conscience que tout ce travail de préparatifs aboutit souvent à une journée de mariage trop vite passée, et dont très souvent, les futurs mariés ne profitent pas pleinement. 

S’entourer du service d’une Wedding Planner est donc un choix personnel, avec le choix d’un investissement financier et faire le choix d’un gain de temps, de la simplicité dans les préparatifs, en communication, en logistique et par-dessus tout de la tranquillité d’esprit ! 

De part notre expérience de Wedding Planner depuis 2012, nous savons que nos clients font appel à notre service d’organisation de mariage sur mesure car : 

• Ils ont choisi une destination Mariage dans laquelle ils nécessitent une équipe avec un réseau fiable.

• Ils manquent de temps pour s’occuper eux même de leurs préparatifs, faire des recherches et des comparatifs. 

• Ils apprécient de pouvoir compter sur une équipe force de proposition et à l’écoute pour leur apporter les idées, avec expérience et transparence

• Ils souhaitent vivre des préparatifs sereins. 

• Ils nécessitent une personne de confiance qui puisse les accompagner dans la gestion de contrats et de budget avec plus de simplicité. 

• Ils recherchent une personne qui puisse connaître parfaitement leur projet pour assurer une coordination de Jour J sans faille, prenant en considération chaque détail et sachant réagir face à un imprévu !

COMMENT SAVOIR SI VOUS FAITES LE BON CHOIX DE WEDDING PLANNER

S’entourer des services d’une Wedding Planner est un engagement conséquent pour vous futur.e.s marié.e.s. 

Evidemment, le feeling est important ! Mais pas que ! 

Votre Wedding Planner spécialisée en organisation de mariage sur mesure depuis 2012, vous dévoile quelques détails qui sont tout aussi importants ! 

Pensez que le feeling est mutuel ! 

Vous choisissez votre Wedding Planner et votre Wedding Planner vous choisit aussi ! 

Qu’est ce que cela signifie ?

Pour bien vous choisir, elle devra être bien à l’écoute de votre projet ! 

Bref, elle voudra tout savoir sur vos envies en matière de mariage et prendra le temps de vous écouter ! 

Vous écouter lui permettra d’être transparente avec vous et pour visualiser votre projet avec réalisme, dans tous les domaines : logistiques, budgétaires, humains ! 

Donc vous l’aurez compris, la transparence et le conseil sont des qualités importantes pour mener à bien vos préparatifs de mariage et qui doivent, selon nous, apparaître dès les premières prises de contact !

Par ailleurs, notre Agence spécialisée en organisation de mariages sur mesure  vous conseille de poser toutes vos questions à votre Wedding Planner et de prendre le temps de lire ses conditions générales de vente avec elle. 

Vous pouvez tout à fait demander de recevoir un exemplaire de ces conditions en amont afin de vous assurer qu’elles vous conviennent ! 

Ensuite, n’hésitez pas à lui demander différents supports dans le but de vous familiariser avec ses méthodes de travail ! 

Pour My Event’ By Jenny, cette étape est importante ! 

Après notre premier rendez-vous, nous envoyons une première ébauche budgétaire, réalisée et personnalisée sur le même support que pour la suite des préparatifs ! 

Nous prenons également soin de partager un exemple de Planche d’inspiration décorative, afin que nos clients puissent avoir une meilleure idée de notre fonctionnement et de notre méthode de travail ! 

Votre Wedding Planner vous envoie une planche d’inspiration qui ne correspond pas à vos goûts personnels ? 

Est-ce pour autant négatif ? Et bien non ! Au contraire ! 

Cela signifie bien que votre Wedding Planner travaille en fonction des goûts de ses futurs mariés, et qu’elle saura s’adapter aux vôtres !

Nous sommes convaincues que tous nos conseils vont vous permettre de savoir si vous faites le bon choix de Wedding Planner ! 

Vous souhaitez en savoir plus sur toutes nos prestations en Organisation de mariage sur mesure? 

Contactez-nous grâce à notre formulaire de contact pour planifier un rendez-vous découverte, et recevoir nos plaquettes de prestations détaillées ! 

Vous avez envie d’organiser votre mariage vous-même? Saviez-vous que nous avons créé un accompagnement en ligne sous forme de coachings vidéos ? 

Notre prestation Les Mentorats est faite pour vous si vous avez envie de gérer vos préparatifs à votre rythme, avec l’aide de votre Wedding Planner ! 

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