Quelles sont les missions d’une wedding planner professionnelle pour l’organisation de votre mariage haut-de-gamme entre Bordeaux et Libourne ?

Ça y est ! Vous allez vous marier : félicitations !

Et pour donner vie à votre mariage haut-de-gamme sur mesure, vous avez fait le choix de vous entourer d’une wedding planner professionnelle ! 

Nous allons décrire ici les missions d’une Wedding Planner professionnelle selon le fonctionnement de notre agence de Wedding Planner My Event’ By Jenny, mais nous rappelons que chaque personne est libre d’adopter le fonctionnement qui lui convient. 

Les missions de votre wedding planner professionnelle, pour l’organisation de A à Z de votre mariage haut-de-gamme entre Bordeaux et Libourne, s’organisent en plusieurs étapes : 

La Prise de contact

La première prise de contact entre nous et les futurs mariés se fait généralement par mail ou téléphone. Nous leurs fournissons les premiers éléments de notre plaquette par mail puis nous fixons le premier rendez-vous. 

Le premier rendez-vous est très souvent un des plus long, il peut durer jusqu’à 2 voir 3 heures, car nous apprenons à vous connaitre, à connaitre vos envies, comment vous voyez votre mariage haut-de-gamme, etc.

C’est également lors de ce premier rendez-vous que nous détaillons nos prestations et comment nous travaillons avec notre futurs mariés pour créer un mariage haut-de-gamme sur mesure ! 

Si vous voulez préparer ce rendez-vous en amont avec votre moitié, voici notre article : Quelles questions se poser avant d’engager votre wedding planner professionnelle pour votre mariage haut de gamme ?

Nous épluchons l’ensemble de vos envies, vos besoins, vos premiers éléments de recherches s’il y en a, les choses qui vous tiennent à coeur et qui ne sont pas négociables pour vous, etc.

Nous prenons le temps de tracer les grandes lignes de votre mariage haut-de-gamme, en regardant avec vous si vos choix principaux ont été faits comme :

• Le choix de la cérémonie : civile, religieuse, laïque ?
• La temporalité de votre mariage : une soirée, une journée, un weekend, une semaine,…? 
• Le choix du secteur : proche d’une ville, en pleine nature, au milieu des vignes, délimitation d’une zone géographique entre Bordeaux et Libourne, ou autre..? 
• Le nombre d’invités approximatif : une fourchette suffit dans un premier temps, pour commencer les préparatifs (notamment la recherche du lieu de réception)
• Le budget de votre mariage : il est important d’avoir au moins une idée de votre budget afin de lancer les préparatifs !
• Les idées de prestataires si vous en avez ! (Arrivée des marié.e.s en hélicoptère, feu d’artifices, magicien, barman jongleur, etc) 

Une fois ce premier rendez-vous passé, nous vous envoyons le contrat qui correspondra à la prestation dont vous avez besoin et dont nous avons discuté ensemble. Dans ce contrat, plusieurs éléments apparaissent tels que : notre prestation détaillée, votre budget de mariage, votre calendrier de paiement et les Conditions Générales de Ventes. 

Ces dernières sont longues et nécessitent parfois des compléments d’informations de notre part alors n’ayez crainte et posez nous toutes les questions qui vous viennent à l’esprit ! La seule question bête est celle que vous ne posez pas ! ;) 

Nous vous fournirons en suivant deux documents qui vous permettrons de suivre les avancées des préparatifs de votre mariage :

-La grille budgétaire : celle-ci vous permet de suivre l’évolution de votre budget poste par poste, de voir quels acomptes on été versés, ceux qu’il reste à valider, etc.

-Le rétro-planning personnalisé : il est intéressant car nous y inscrivons toutes les étapes de la préparation de votre mariage haut-de-gamme, avec nos missions et vos missions ! Puisque : oui, vous avez également des petites choses à faire (que nous ne pouvons pas faire à votre place), tel que finaliser la liste des invités+leurs adresses par exemple. 

Les Recherches de prestataires et conseils

Vient ensuite le début des préparatifs, puisque en fonction des informations récoltées lors du premier rendez-vous, nous commençons la recherche des prestataires ! En effet, pour réaliser votre mariage haut-de-gamme sur mesure entre Bordeaux et Libourne, nous faisons appel à notre carnet d’adresse riche de 10 années d’expérience !

Votre wedding planner professionnelle respecte une méthode pour vous proposer les meilleurs prestataires pour votre mariage sur mesure :

-Nous épluchons, cherchons, analysons les meilleures offres de nos partenaires, celles qui corespondent le plus à vos envies, vos besoins et votre budget. Nous sélections les offres et options qui vous correspondent le plus. 

-Nous vous proposons entre 1 et 3 prestataires par poste (3 lieux, 3 photographes, etc) afin que vous puissiez faire votre choix de manière efficace, sans que vous n’ayez à vous poser la question budgétaire par exemple. Bien sûr, vous êtes amenés à rencontrer vos prestataires pour être certains que le feeling soit au rendez-vous le jour de votre mariage et pourvoir faire votre choix de manière éclairée ! 

Le Traitement des contrats et logistique 

Vous avez fait votre choix de prestataire de mariage haut-de-gamme ! Nous nous occupons ensuite de signer les contrats, discuter des conditions générales de ventes si ce n’est pas déjà fait et voyons avec le prestataire s’il est nécessaire de reprogrammer un rendez-vous, ou de vous faire parvenir de nouveaux documents (liste des musiques pour le DJ par exemple).

Nous pouvons par exemple négocier le groupement de certaines livraisons pour le jour J. Nous organisons les logistiques de mise en place de votre scénographie de mariage, la coordination des équipes sur place, etc. 

Si cela fait parti de vos besoins, nous organisons la venue de vos invités : le transport et leur hébergement, qu’il soit prévu directement sur votre lieu de réception ou dans les hotels et chambres d’hôtes les plus proches.

Il s’agit là d’un ensemble de petites taches que vous n’avez plus à réaliser puisque nous nous occupons de tout pour vous soulager dans l’organisation de votre mariage haut-de-gamme entre Bordeaux et Libourne !

Les petits + à retenir 

Chez My Event’ By Jenny, nous aimons nous définir dans cette aventure comme une épaule bienveillante, sur laquelle vous pouvez vous reposer pendant toute la durée des préparatifs !

Nous agissons toujours dans votre intérêt, pour vous permettre de donner vie à vos envies !

Nous apportons toute notre expérience à votre service, pour vous conseiller au mieux dans vos choix et vous guider avant pendant et après votre jour J ! Nous apportons une attention particulière à tous les petits détails qui feront que votre mariage sur mesure sera réussi, du décryptage des contrats de vos prestataires afin d’évier les mauvaises surprises, à l’alignement des centres de tables, en passant par la gestion du parking pour vos invités, tout passe sous notre radar !

Vous savez maintenant quelles sont les missions d’une wedding planner professionnelle pour l’organisation de votre mariage haut-de-gamme entre Bordeaux et Libourne ! Si vous souhaitez en savoir plus sur nos prestations d’Organisation de mariage sur mesure, de A à Z, la Coordination de jour J ainsi que la Recherche de prestataires n’hésitez pas à consulter les liens présents dans l’article ! 

Nous avons hâte d’apprendre à vous connaitre et de vous accompagner sur ce si beau chemin qu’est la préparation de votre mariage haut-de-gamme, alors n’attendez plus pour nous contacter par mail, téléphone our directement grâce à notre formulaire de contact !